نرم افزار حضور و غیاب دانش آموزان
نرم افزار هوشمند و کاملاً حضور و غیاب دانش
آموزان
یکی از مهمترین دغدغه های همیشگی والدین ، نگرانی از وضعیت حضور و غیاب فرزندانشان در مدارس می باشد. از طرفی در مدارس نیز ، نظارت و کنترل سخت و پرزحمت بر رفت و آمد دانش آموزان به ویژه در حجم بالا ، از معضلاتی است که معاونین را همیشه درگیر خود نموده است. از راهکارهای موجود جهت مرتفع نمودن مشکلات مذکور ، بهره گیری از یک نرم افزار حضور و غیاب اتوماتیک می باشد که مسئولیت بزرگی را از دوش مسئولین بردارد. وجود یک سیستم حضور و غیاب قدرتمند با عملکردی درست و دقیق جهت اطلاع رسانی به والدین از وضعیت تردد فرزندانشان از راه حل هایی است که به لطف پیشرفت تکنولوژی و فناوری اطلاعات آسودگی خیال را به پدر و مادرها هدیه نموده است.
سیستم مدیریت حضور و غیاب دانش آموزان از زیر سیستم های نرم افزار هوشمند مدارس می باشد که تمامی اطلاعات و امور مرتبط با حضور و غیاب دانش آموزان و کنترل رفت و آمد و تردد دانش آموزان را در بر می گیرد و عملیات مربوطه را با ایجاد امکانات متعدد و قابل توجه مکانیزه می نماید. سیستم مدیریت دانش آموز امکان ثبت اتوماتیک ورود و خروج ، تاخیر و غیبت دانش آموز و پرسنل، ارسال پیام کوتاه و ... را برای شما فراهم خواهد ساخت.
برای هر یک از دانش آموزان مدارس کارت هوشمندی طراحی می گردد تا از طریق نگه داشتن کارت مقابل دستگاه حضور و غیاب ، sms حضور و خروج و تأخیر وی از طریق sms به صورت اتوماتیک و در همان لحظه به موبایل والدین ارسال گردد. در صورتی که دانش آموزی تا ساعت مقرر در مدرسه حضور نیابد ، نرم افزار اتوماتیک Sms غیبت آن دانش آموز را ارسال خواهد نمود. همچنین sms حضور و غیاب پرسنل نیز به همین طریق به موبایل مدیریت مدرسه ارسال می گردد. همچنین تمامی اطلاعات و گزارش کارت زنی به صورت لیست سوابق کارت زنی دانش آموزان و پرسنل به صورت اتوماتیک و در همان لحظه کارت زنی در سیستم مدرسه ثبت و ذخیره خواهد گردید. به این ترتیب به راحتی می توانید در صورت نیاز از اطلاعات کارت زنی دانش آموزان و پرسنل گزارش جامعی بر اساس هر گزینه دلخواه ( ساعت و تاریخ کارت زنی ، وضعیت اسکنر ، نام و نام خانوادگی و ... ) تهیه و پرینت نمائید.
همانطور که قبلاً هم ذکر شد ، انتخاب درست سیستم حضور و غیاب از جمله موارد مهمی است که مدیران مدارس به هنگام خرید دستگاه و نرم افزار کنترل تردد باید مدنظر قرار دهند، سیستمی که در جهت حل مشکل کنترل تردد سنتی دانش آموزان برآید و با مشکلات گاه و بیگاه خود بر نگرانی و نارضایتی والدین و مدیران نیافزاید. در نهایت این والدین هستند که تصمیم بر ادامه تحصیل فرزند خود در آن مدرسه را خواهند گرفت. بنابراین مدیران باید جهت حفظ دانش آموزان موجود و جذب دانش آموزان بیشتر در سالهای آتی رویکرد و تبلیغاتی مثبت و رضایت بخش را در پیش بگیرند. دریافت sms وضعیت حضور و غیاب به صورت منظم و روزانه یکی از راهکارهای مؤثر جهت ثبت شدن در ذهن والدین به عنوان یک مدرسه ایده ال می باشد که بهبود عملکرد مدرسه و در نتیجه پیشرفت تحصیلی دانش آموزان را به همراه خواهد داشت که نقطه هدف می باشد. در ادامه مطلب به مشکلاتی که سایر نرم افزارها و دستگاه های حضور و غیاب عمدتاً روبرو هستند اشاره خواهیم نمود.
ا
جزاء و بستر سیستم حضور و غیاب
سیستم مهم شامل سه بخش اصلی زیر است:
سخت افزار کنترل تردد
نرم افزار حضور و غیاب
سیستم ارسال پیامک
ویژگی و امکانات سیستم
سیستم یکپارچه کنترل تردد با امکان پیام‌رسان
انبوه اتوماتیک
امکان استفاده مجزا و یا همزمان از دستگاه برای
دانش‌آموزان و پرسنل آموزشی ( کادر مدارس )
انعطاف‌پذیری و سازگاری با
انواع محیط‌های آموزشی و آموزشگاه‌ها
امکان استفاده در مدارس
دونوبته (دو شیفته صبح و عصر)، آموزشگاه‌ها و مجتمع‌های آموزشی
امکان استفاده در مدارس
ابتدایی ، نظری ، هنرستان‌های فنی‌حرفه‌ای و کاردانش با تعداد دانش آموزان نامحدود
ارسال پیام‌کوتاه (SMS) ورود ، خروج ، تأخیر و غیبت فرزندان به صورت
اتوماتیک و زمانبندی شده به والدین جهت اطلاع رسانی به پدر و مادر
ارسال خودکار پیام‌کوتاه ورود
، خروج ، تأخیر و غیبت دبیران و کارکنان بر روی گوشی مدیریت
برخلاف ضعف دستگاه و نرم افزار های حضور و غیاب مدارس موجود در بازار که در هنگام نگه داشتن کارت هوشمند دانش آموزی مقابل دستگاه ارسال اتوماتیک sms در همان لحظه و به صورت آنی صورت نمی گیرد ( یعنی ارسال اطلاعات ثبت و ذخیره شده توسط دستگاه به سامانه مدارس هوشمند در ساعت معینی و پس از عملیات کارتزنی انجام می گیرد) ، نرم افزار حضور و غیاب توانا با بهره گیری از برنامه نویسی قدرتمند و ایده خاص ، با ایجاد ارتباط مستقیم و لحظه ای نرم افزار حضور و غیاب با دستگاه حضور و غیاب ، ثبت خودکار اطلاعات حضور و غیاب دانش آموزان و پرسنل را در همان لحظه زدن کارت های هوشمند انجام می دهد . بنابراین در صورتی که sms به هر دلیلی به والدین دانش آموزان ارسال نشده باشد ، جهت اطلاع آنها می توان به تهیه گزارش در هر زمان دلخواه پرداخت ( ویژگی خاص )
قیمت بسیار مناسب و مقرون به صرفه
قابلیت استفاده در هر نوع مرکز آموزشی با هر تعداد دوره تحصیلی
قابلیت تهیه BACKUP از اطلاعات نرم افزار و بازیابی اطلاعات از نسخه پشتیبان بصورت دستی و اتوماتیک
همراه با راهنمای جامع و کامل
امکان بکارگیری نرم افزار با دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی
امکان بکارگیری نرم افزار با دستگاه های حضور و غیاب کارتی
امکان تغییر رفتار سیستم در کنترل تردد پرسنل در طول دوره ( ایام عادی، امتحانات ، اردوها ، کلاس های فوق العاده ، مناسبت‌ها) جهت ارسال sms حضور و غیاب پرسنل به مدیریت
امکان تغییر رفتار سیستم در کنترل تردد دانش آموزان در طول دوره ( ایام عادی، امتحانات ، اردوها ، کلاس های فوق العاده ، مناسبت‌ها) جهت ارسال sms حضور و غیاب دانش آموزان به والدین
ثبت خودکار گزارشات غیبت یا تأخیر در موارد انضباطی دانش آموز با امکان تأثیر در معدل
دارای کاربری ساده و قدرتمند
گزارشات
تهیه گزارش های متنوع روزانه ، هفتگی ، ماهانه و یا در هر بازه زمانی دلخواه از وضعیت تردد دانش‌آموزان ( حضور ، خروج ، غیبت ها و تاخیر )
امکان تهیه گزارش های سفارشی در قالبهای متنوع گزارشگیری و در بازه ی زمانی دلخواه و یا هر نوع فیلترینگ (گزینش مورد نظر بدون محدودیت )
امکان تهیه گزارش سوابق کارت زنی برای یک نفر یا تمامی پرسنل یا افراد انتخابی
امکان تهیه و پرینت برگه‌های کنترل حضور و غیاب دانش آموزان کلاس به کلاس
تمامی نرم افزار و سخت افزارهای مورد استفاده در نصب و راه اندازی پروژه هوشمندسازی مدارس توانا از محصولات خود شرکت طرح اندیشان می باشد و هیچگونه وابستگی به سایر شرکت های همکار ندارد.
به عبارتی ارائه پکیج جامع هوشمندسازی مدارس توانا فقط و فقط تحت مسئولیت گروه طلای نرم می باشد. به عنوان مثال بر خلاف سایر نرم افزارهای هوشمندسازی موجود در بازار به دلیل این وابستگی ، در ارائه سیستم کاملاً هوشمند و اتوماتیک حضور و غیاب تا به اکنون دچار هیچگونه مشکل و یا شکستی نگردیده است. به این دلیل که این نرم افزارهای موجود از سیستم سخت افزاری شرکت های همکار استفاده می نمایند که در هماهنگی نرم افزار و سخت افزار (دستگاه حضور و غیاب ) و ایجاد ارتباط بین آنها و همچنین ارسال SMS جامع تردد دانش آموزان دچار مشکل شده اند. حتی در برخی از پورتال های موجود این شخص معلم است که تیک حضور و غیاب دانش آموزان را به صورت دستی در وب سایت می زند و سپس با زدن دکمه ارسال اطلاعات حضور و غیاب SMS ورود دانش آموزان برای والدین ارسال می گردد. به عبارتی تا زمانی که این تیک توسط معلم مشخص نگردد و دکمه ارسال زده نشود هیچ پیامی مبنی بر ورود دانش آموزان به والدین ارسال نخواهد شد.
همچنین سیستم های حضور و غیاب موجود ، از ارسال اتوماتیک SMS غیبت دانش آموزان عاجز هستند و این کار به صورت دستی و با مشخص کردن دانش آموزان غایب توسط کاربر صورت می گیرد.
در طی این سالها سیستم توانا تنها سیستم حضور و غیاب کاملاً موفق و جامع موجود بوده است که با استفاده از کارت های هوشمند دانش آموزی مبتنی بر RFID و یا اثر انگشت در همان لحظه به صورت منظم و روزانه ( در دو شیفت ) قادر به ارسال sms ورود و خروج و تأخیر و غیبت دانش آموزان و پرسنل به صورت کاملاً اتوماتیک و بدون نیاز به نظارت کاربر می باشد. همچنین به دلیل بهره بردن نرم افزار توانا از موتور ارسال SMS ، می توانید مطمئن باشید پیامک ها در اثر کارت زنی انبوه در صف انتظار باقی نمی مانند و سیستم هنگ نخواهد کرد. این مشکل یعنی هنگ سیستم در اثر کارت زنی مداوم و انبوه دانش آموزان در مدارس پرجمعیت از دیگر معضلات سیستم های حضور و غیاب موجود می باشد که باعث می می گردد از یک دستگاه حضور و غیاب تنها برای تعداد محدودی از دانش آموزان استفاده شده و برای تعداد انبوه دانش آموزان از چندین دستگاه استفاده گردد. تمامی موارد ذکر شده برگرفته از سخنان مدیرانی است که سابقاً از نرم افزارها و یا دستگاه های حضور و غیاب استفاده و تجربه نموده اند که با توجه به نارضایتی های قبلی تصمیم گیری و اطمینان مجدد به نرم افزار یا دستگاه جایگزین که آن مشکلات را نداشته باشد را کمی سخت نموده است. اما نرم افزار توانا به دلیل بهره گیری از برنامه نویسی پیشرفته و ایده نوین به راحتی بر همه ی این معضلات مذکور فائق آمده است. مشتریان ما گواه ادعای ما هستند.
یکی دیگر از مشکلات موجود که منجر به نارضایتی مدیران شده عدم ارسال برخی از sms ها از طریق پانل می باشد که شاید امکان دسترسی و بررسی sms های ارسالی را به کاربران نمی دهد. جهت رفع این مشکل و کسب اطمینان ، سیستم پیام رسان صبا را هم در کنار این نرم افزار ارائه می دهیم که در آن کاربران به راحتی می توانند میزان شارژ ، بدهکاریها ، تعداد sms های ارسالی ، متن sms های ارسالی و ... را به صورت تک به تک بررسی نمایند. همچنین شارژ آنلاین نیز از طریق این سامانه امکانپذیر می باشد. کاربران علاوه بر محیط نرم افزار مدرسه ، از این پانل نیز جهت ارسال پیام های تبلیغاتی و سایر sms ها ( به صورت دستی نه به سهولت استفاده از نرم افزار ) استفاده نمایند.
به دلیل عدم تشکیل اثر انگشت در افراد زیر 15 سال و بنابراین عدم تشخیص توسط دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی ، برای دانش آموزان ابتدایی تنها می توان از دستگاه حضور و غیاب کارتی استفاده نمود.
از مزایای طراحی کارت های هوشمند دانش آموزی می توان به جنبه تبلیغاتی آن جهت جذب دانش آموز برای مدارس و از طرف دیگر ایجاد جذابیت در پروژه برای دانش آموزان ابتدایی و حتی بزرگسالان اشاره نمود. در پروژه های انجام شده طبق اظهارات مدیران مدارس استفاده کننده، دانش آموزان ابتدایی به دلیل هیجانات کودکانه جهت کارت زنی بسیار زودتر از موعد مقرر برای ورود به مدارس در صف انتظار به سر میبرند و بسیار جالب است بدانید برعکس تصور ما که گمان میبریم انجام اینگونه پروژه ها و مدیریت آن در مورد مدارس ابتدایی مشکل است، دانش آموزان ابتدایی هیچگونه از زدن کارت دانش آموزی خود سر باز نمیزنند و این کار را مشتاقانه و با جدیت انجام می دهند. زیرا از لحاظ روانشناسی عمل کارت زنی حس خوشایندی را در بچه ها ایجاد می نماید که همانند بزرگسالان و کارمندان اداره جات حضور و غیاب آنها نیز اهمیت دارد.
حتی ممکن است این فکر به ذهن خطور نماید که به دلیل سن پایین و عدم دقت کافی دانش آموزان ابتدایی با مشکل مفقود شدن کارت ها روبرو خواهیم شد ولی در پاسخ باید گفت با توجه به تجربیات کسب شده توسط شرکت طرح اندیشان تولید این امر در طی این سال ها این امر بسیار به ( میل به صفر ) اتفاق می افتد.
همچنین طراحی زیرکانه و زیبای این کارت ها ، می تواند تحریک و مبلغی مؤثر برای مدارس شما برای آشنایان و دوستان والدین دانش آموزان باشد.
به دلیل استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ، می توان درصد عدم حضور به موقع و یا عدم حضور بدون اطلاع والدین و مدارس دانش آموزان را کاهش داد و در جهت ارتقای فرهنگ نظم و رفت و آمد به موقع کمک شایانی نمود.
همه موارد ذکر شده برتری سیستم حضور و غیاب کارتی نسبت به اثرانگشتی را اثبات می نماید. همچنین از دیگر مزیت های سیستم حضور و غیابی کارتی سرعت بسیار زیادتر آن نسبت به دستگاه اثرانگشتی می باشد. دستگاه کنترل تردد مورد استفاده در نرم افزار مدرسه توانا قادر است بدون هیچگونه توقفی در مدت زمان 2 دقیقه اطلاعات 400 کارت هوشمند را بخواند. این امر در حالی است که تمامی sms ها بلافاصله و درهمان لحظه زدن کارت بدون هیچگونه هنگ درسیستمی و یا وقفه ای در سیستم ارسال خواهند گردید. به طور طبیعی دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی به دلیل مدت زمان لازم جهت شناسایی اثر انگشت افراد سرعت کمتری نسبت به حالت کارتی دستگاه دارد.
به هر حال با توجه به مطالب بیان شده و تصمیم مدیران گروه طلای نرم آماده ارائه هر گونه خدماتی در هر دو زمینه دستگاه کنترل اثرانگشتی و کارتی مبتنی بر RFID می باشد.
یکی دیگر از مشکلات اکثر مدارس عدم استفاده از اینترنت طبق مصوب آموزش و پرورش می باشد. جهت حل این مشکل نیز راه حلی ارائه داده ایم ، به گونه ای که نرم افزار مدیریت مدرسه ( جهت ارسال SMS ) و همچنین استفاده از وب سایت (پرتال ) نیاز به اینترنت ندارد و می تواند از اینترانت به راحتی و بدون هیچ مشکلی بهره گیرد. بنابراین نیاز اجباری به استفاده از اینترنت نمی باشد تا خیال مدارس از این لحاظ آسوده باشد.
در صورتی که اینترنت یا اینترانت مدرسه به هر دلیلی قطع باشد و یا در حین استفاده قطع گردد ، SMS دانش آموزان و پرسنلی که کارت زده اند در صف انتظار خواهد ماند تا در هر زمان وصل شدن به اینترنت اتوماتیک وار و به ترتیب و با سرعت ارسال گردند. در صورتی که قطعی اینترنت / اینترانت به روزهای آتی کشیده شود به راحتی می توان SMS های موجود در صف را حذف نمود تا در صورت آنلاین شدن پیامک های قدیمی به یکباره ارسال نگردند. به هر طریق حتی اگر SMS دانش آموزان ارسال نگردد تمامی اطلاعات کارت زنی آنها اتوماتیک ثبت می گردد تا بتوان در صورت نیاز در زمان آتی از آن گزارش تهیه نمود.
